Ưu điểm & Nhược điểm của việc cho thuê phòng họp theo giờ

Hiện nay, dịch vụ cho thuê phòng họp đang rất được các doanh nghiệp vừa và nhỏ ưa chuộng. Bởi chi phí thấp, không gian sạch sẽ, sang trọng phù hợp với những buổi gặp gỡ đối tác. Vậy sử dụng dịch vụ thuê phòng họp theo giờ có những lợi ích và hạn chế nào? Hãy cùng JSC tìm hiểu rõ hơn về loại cho thuê này ngay sau đây nhé.

Khái niệm thuê phòng họp

Dịch vụ thuê phòng họp là mô hình cung cấp địa điểm phù hợp phục vụ nhu cầu ngồi lại thảo luận của một nhóm đối tượng. Điểm chung của nhóm đối tượng này là muốn có nơi yên tĩnh, đầy đủ các thiết bị để phục vụ hội họp chuyên nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp, đơn vị làm việc của họ lại không đủ chi phí để đầu tư phòng ốc hẳn hoi. Do đó việc tìm đến dịch vụ cho thuê phòng họp là một giải pháp tối ưu nhất.

Dịch vụ cho thuê phòng họp cung cấp đa dạng phòng họp từ nhỏ đến to. Khách hàng sẽ dựa vào số lượng người tham gia buổi họp để đặt phòng phù hợp. Đồng thời, phòng họp cho thuê có khả năng cách âm tốt, bảo mật thông tin của buổi họp.

Dịch vụ cho thuê phòng họp cung cấp đa dạng loại phòng.

Đối tượng nên thuê phòng họp theo giờ

Dịch vụ cho thuê phòng họp theo giờ đáp ứng nhu cầu của các đối tượng sau:

• Công ty/doanh nghiệp vừa và nhỏ không đủ không gian và chi phí để bố trí một không gian phòng hợp cố định.

• Những Freelancer không làm việc cho công ty nên cần thuê phòng họp để làm nơi gặp gỡ khách hàng, thảo luận công việc với đối tác.

• Các chuyên viên tư vấn, doanh nghiệp ở nước ngoài chưa có địa điểm làm việc cố định. Trường hợp này thuê phòng họp theo giờ là một giải pháp tối ưu.

Đối tượng sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp là ai?

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ phòng họp cho thuê

Tiết kiệm chi phí

Việc thuê phòng họp giúp tiết kiệm một khoản chi phí cho doanh nghiệp. Chi phí để thuê một phòng họp có không gian chuyên nghiệp, rộng rãi chỉ từ 200.000 VNĐ/giờ. Mức giá này rẻ hơn rất nhiều so với việc xây dựng và duy trì một phòng họp cố định mà ít khi dùng đến tại công ty.

Gia tăng uy tín khách hàng, đối tác

Thông thường các phòng họp cho thuê đều được đặt tại những khu vực đông đúc ở các thành phố lớn. Địa chỉ phòng họp dễ tìm, khi khách hàng đến sẽ tạo một ấn tượng tốt. Phòng họp cho thuê thường được đầu tư tỉ mỉ về nội thất, thiết bị làm việc chuyên nghiệp tạo niềm tin cho đối tác.

Đầy đủ thiết bị và tiện ích

Bên dịch vụ cho thuê phòng họp đều sẽ trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho buổi họp như máy chiếu, màn hình, wifi, bút, giấy, nước,… Do đó mà bên thuê dịch vụ sẽ không cần phải chuẩn bị dụng cụ gì, giúp tiết kiệm thời gian cũng như không cần mang vác các thiết bị cồng kềnh.

Sức chứa đa dạng

Các bên cho thuê phòng họp theo giờ thường xây phòng với nhiều kích thước đa dạng, nhiều phong cách, người thuê có thể lựa chọn phòng họp ưng ý nhất. Sức chứa của phòng họp cho thuê dao động từ 5 – 50 người.

Linh động trong quá trình sử dụng

Ngoài việc thuê phòng để tổ chức hội nghị thì người thuê còn có thể tổ chức sự kiện, buổi phỏng vấn hoặc thảo luận tùy vào mục đích sử dụng. Bên cạnh đó, thời gian thuê cũng vô cùng linh động, có thể thuê 1 giờ hay 8 giờ đều được.

Một số hạn chế của việc thuê phòng họp theo giờ

Rủi ro hoàn phí cao

Khi thuê phòng, bạn sẽ nhận được một giấy giao kết về thời gian, loại phòng và các điều kiện khi thuê. Bạn cần đọc rõ để tránh mất các khoản chi phí không đáng. Trong trường hợp bạn hủy họp hoặc đến trễ thì sẽ không được hoàn phí. Trường hợp sử dụng lố giờ sẽ tính thêm phụ phí. Vì vậy cần tính toán thời gian họp kỹ càng trước khi thuê.

Không thể đáp ứng các trường hợp khẩn cấp

Thông thường, để thuê được phòng họp phù hợp thì bạn cần phải đặt lịch trước vài ngày. Nếu không sẽ không chọn được phòng ưng ý, những tháng cao điểm thường sẽ khó đặt phòng hơn. Trường hợp cần phải sử dụng phòng họp gấp thì rất khó để đặt lịch thuê phòng họp. Đây là một điểm bất tiện của loại hình dịch vụ cho thuê văn phòng, bạn cần nắm rõ trước khi sử dụng.

Cần phải di chuyển nhiều

Để tham dự một buổi họp thì bạn cần phải di chuyển từ công ty đến văn phòng đã thuê. Sau khi họp xong thì cần phải quay về văn phòng để tiếp tục làm việc. Khi di chuyển như vậy sẽ mất khá nhiều thời gian. Chưa kể đến những lúc thời tiết xấu, đường khó đi sẽ mất thời gian hơn dự kiến.

Những nơi cung cấp dịch vụ cho thuê phòng họp TP.HCM

Nếu bạn đang tìm kiếm một nơi thuê phòng họp TP.HCM giá cả phải chăng, đầy đủ tiện nghi để phục vụ cho những cuộc gặp gỡ đối tác; hoặc tổ chức buổi tọa đàm thì 7 đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê phòng họp TP.HCM dưới đây sẽ là gợi ý dành cho bạn.

Replus

Replus chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê phòng họp theo giờ tại thành phố Hồ Chí Minh với mức giá hợp lý. Tại đây có 3 loại phòng hợp là nhỏ, lớn và VIP với sức chứa tối đa lên đến 30 chỗ ngồi, phục vụ đa dạng nhu cầu tổ chức hội họp cho doanh nghiệp.

Phòng họp của Replus được thiết kế theo tiêu chuẩn hạng A với đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho buổi họp như: bảng viết, màn hình LCD, máy chiếu Sony, bàn ghế,…

Đồng thời có nhiều tiện ích đi kèm khi thuê như:

• Phục vụ Teabreak.

• Hỗ trợ in ấn, photocopy tài liệu trong quá trình họp.

• Có thể cung cấp thông dịch viên khi có nhu cầu.

• Có đội ngũ IT sẵn sàng hỗ trợ các vấn đề kỹ thuật.

• Có lễ tân tiếp đón khách đến họp chu đáo.

ShareSpace

Sharespace là một cái tên vô cùng nổi tiếng về dịch vụ cho thuê văn phòng, phòng họp và các dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác tại Việt Nam. Sharespace luôn cố gắng tạo điều kiện tốt nhất cho các doanh nghiệp trẻ phát triển. Sharespace thiết kế phòng họp, văn phòng dựa vào sự kết hợp giữa văn hóa Phương Đông và Phương Tây, tạo nên không gian sang trọng, hiện đại. Mức giá thuê ở đây cũng rất hợp lý dành cho những startup và Freelancer.

Regus

Phòng họp của Regus có cả không gian tổ chức sự kiện, hội thảo đáp ứng đa dạng nhu cầu của người thuê. Tọa lạc trên những tuyến đường huyết mạch của sài gòn như Hàm Nghi, Trần Hưng Đạo, Võ Văn Kiệt,… có giao thông thuận lợi, đi qua các quận dễ dàng.

Phòng họp cho thuê của Regus được thiết kế theo phong cách hiện đại, tạo không gian thoải mái để trao đổi với khách hàng. Trang thiết bị đa dạng đầy đủ cho một buổi họp gồm: máy chiếu, micro, màn hình, bàn ghế, wifi, máy lạnh,…

I-Office

Phòng họp cho thuê I-Office tọa lại tại Quận 1, TP.HCM ngay tại vòng xoay Điện Biên Phủ, đi lại dễ dàng. Ngoài cho thuê phòng họp theo giờ, tại đây còn cung cấp dịch vụ đi kèm như cà phê, hoa quả, bánh ngọt,…

Phòng họp của I-Office có sức chứa từ 5 – 20 người, lắp đặt đầy đủ các thiết bị như màn hình, bàn ghế, máy chiếu, bảng, bút,… với chi phí thuê vô cùng hợp lý.

I-Office cho thuê phòng họp đầy đủ tiện nghi.

IBC Office

IBC office là đơn vị cho thuê phòng họp nằm tại tòa nhà Vietnam Business Center có view siêu đẹp. Vị trí cho thuê dễ tìm nên việc di chuyển để tham dự buổi họp của khách hàng và nhân viên của công ty cũng thuận tiện hơn.

Khi thuê phòng họp theo giờ khách hàng sẽ được phục vụ nước miễn phí, nhân viên lễ tân tiếp đón nhiệt tình và có đầy đủ trang thiết bị. Thời gian thuê linh hoạt và diện tích phòng họp đa dạng phù hợp với mọi doanh nghiệp.

Vạn Phúc

Vạn Phúc là đơn vị cho thuê phòng họp tại thành phố Thủ Đức – nơi đang được nhiều doanh nghiệp trẻ đổ về. Phòng họp của Vạn Phúc được trang bị đầy đủ thiết bị, không gian thoáng đãng và nội thất sang trọng không kém cạnh so với các quận trung tâm.

W2O

Công ty W2O chuyên cung cấp dịch vụ thuê phòng họp theo giờ tại Sài Gòn. Chỉ cần gọi điện book phòng theo nhu cầu, người thuê có thể chủ động về thời gian. Khi đặt lịch, đội ngũ nhân viên của W2O sẽ tiến hành setup đầy đủ trang thiết bị cho buổi họp. Điều này giúp đối tượng thuê phòng họp tiết kiệm thời gian và công sức. Đồng thời loại bỏ các sự cố kỹ thuật có thể xảy ra vì W2O sẽ chạy thử thiết bị trước khi giao phòng cho người thuê.

W2O cung cấp phòng họp giá rẻ, chất lượng.

Những điều cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp

Mặc dù hiện nay có rất nhiều đơn vị cho thuê nhưng không phải nơi nào cũng đảm bảo chất lượng cho những cuộc họp. Vì vậy, khi thuê phòng họp bạn cần phải chú ý một số điều sau đây:

• Địa điểm: Nơi cho thuê  phải có giao thông thuận lợi, ít bị kẹt xe vào những giờ cao điểm, dễ dàng di chuyển giữa các quận. Tốt nhất là bạn hãy thuê phòng họp ở trung tâm thành phố để đối tác không bị lạc hay tắc đường.

• Các dịch vụ kèm theo: Khi thuê phòng họp thì ngoài một không gian rộng rãi thì người thuê cần quan tâm các dịch vụ kèm theo. Một phòng hợp chuẩn cần phải có đầy đủ thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, wifi, máy lạnh và bàn ghế. Ngoài ra các dịch vụ khác như đồ ăn cho giờ giải lao, nước uống, lễ tân,… cũng cần được quan tâm khi thuê phòng họp.

Các lưu ý khác

• Độ an toàn: Công tác của phòng cháy, chữa cháy là một yếu tố quan trọng khi chọn địa điểm thuê phòng họp. Người thuê cần quan sát vị trí đặt bình cứu hỏa, lối thoát hiểm và tìm hiểu cách sơ tán khi xảy ra sự cố.

• Giá thuê: Chi phí thuê phòng họp được rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp quan tâm. Trước khi quyết định thuê phòng họp thì cần phải tham khảo ở nhiều nơi để đưa ra chi phí hợp lý, tránh gây lãng phí ngân sách của công ty. Không chỉ so sánh giá mà người thuê còn cần phải so sánh về chất lượng phục vụ của những nơi cho thuê để có buổi họp thoải mái và thành công.